QUY CHẾ
Tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo,
kiến nghị, phản ánh tại Ban Quản lý cảng tỉnh Quảng Ngãi
(Ban hành kèm theo Quyết định số 495/QĐ-BQLC ngày 07 tháng 10 năm 2025 của Giám đốc Ban Quản lý cảng tỉnh Quảng Ngãi)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về trách nhiệm tiếp công dân; tiếp nhận, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý cảng tỉnh Quảng Ngãi (sau đây viết tắt là Ban Quản lý) trong lĩnh vực tổ chức quản lý, sử dụng và khai thác kết cấu hạ tầng tại cảng biển và cảng, bến thủy nội địa; vùng đất, vùng nước, khu neo đậu của tàu, thuyền thuộc cảng biển, cảng, bến thủy nội địa tại các cảng, bến gồm: cảng Sa Kỳ, cảng Bến Đình, cảng Lý Sơn, bến cập tàu An Bình (sau đây gọi chung là cảng, bến) và các cảng, bến khác được giao quản lý theo quy định của pháp luật về hàng hải, giao thông đường thủy nội địa và các quy định pháp luật có liên quan.
2. Quy chế này được áp dụng đối với viên chức, lao động, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trong phạm vi quản lý của Ban Quản lý.
Điều 2. Mục đích tiếp công dân
1. Hướng dẫn công dân, tổ chức thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng quy định của pháp luật; góp phần nâng cao nhận thức, ý thức chấp hành pháp luật trong lĩnh vực hàng hải, giao thông đường thủy nội địa và các hoạt động có liên quan đến quản lý, khai thác, sử dụng cảng, bến.
2. Tiếp nhận, xem xét và tham mưu giải quyết kịp thời các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý, nhất là các nội dung liên quan đến tổ chức quản lý, sử dụng, khai thác kết cấu hạ tầng, hoạt động dịch vụ và an ninh, trật tự tại cảng, bến theo quy định của pháp luật.
Điều 3. Nguyên tắc tiếp công dân
1. Việc tiếp công dân tại Ban Quản lý phải được thực hiện theo quy định của Luật Tiếp công dân năm 2013, Nghị định số 64/2014/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 04/2021/TT-TTCP của Thanh tra Chính phủ, bảo đảm đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền và trách nhiệm của người tiếp công dân.
2. Việc tiếp công dân phải được tiến hành tại phòng Tiếp công dân thuộc trụ sở Ban Quản lý hoặc tại các địa điểm được Giám đốc Ban Quản lý ủy quyền khi cần thiết, bảo đảm thuận tiện cho công dân, tổ chức đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
3. Việc tiếp công dân phải bảo đảm các nguyên tắc sau:
a) Công khai, dân chủ, kịp thời; thủ tục đơn giản, thuận tiện; bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức.
b) Khách quan, bình đẳng, không phân biệt đối xử; tôn trọng và tạo điều kiện thuận lợi để công dân, tổ chức thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
c) Giữ bí mật, an toàn cho người tố cáo về thông tin, tài liệu theo quy định của pháp luật.
d) Không gây phiền hà, sách nhiễu, lợi dụng việc tiếp công dân để vụ lợi hoặc cản trở công dân thực hiện quyền của mình.
4. Người làm nhiệm vụ tiếp công dân phải có thái độ đúng mực, trách nhiệm, tận tình hướng dẫn công dân; thực hiện nghiêm túc quy định về văn hóa ứng xử nơi công sở, chấp hành nội quy tiếp công dân của Ban Quản lý.
Điều 4. Trách nhiệm tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
1. Trách nhiệm tiếp công dân:
a) Giám đốc Ban Quản lý chịu trách nhiệm tổ chức việc tiếp công dân tại đơn vị; trực tiếp tiếp công dân định kỳ ít nhất 01 ngày trong tháng (bố trí trong khoảng từ ngày 05 đến ngày 10 hằng tháng) và tiếp công dân đột xuất khi có vụ việc phức tạp, đông người hoặc khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên.
b) Trường hợp Giám đốc bận công tác, có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc tiếp công dân định kỳ, nhưng phải báo cáo bằng văn bản kết quả tiếp công dân cho Giám đốc Ban Quản lý sau mỗi buổi tiếp.
c) Phòng Tổng hợp có trách nhiệm tham mưu, giúp Giám đốc Ban Quản lý tổ chức tiếp công dân, bố trí địa điểm, niêm yết nội quy, lịch tiếp công dân; tiếp công dân thường xuyên, tiếp nhận và xử lý ban đầu đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; lập sổ theo dõi việc tiếp công dân và xử lý đơn theo quy định.
d) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý có trách nhiệm phối hợp tham dự buổi tiếp công dân khi được yêu cầu; chuẩn bị nội dung, tài liệu có liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách để phục vụ việc tiếp, giải quyết phản ánh, kiến nghị của công dân, tổ chức.
2. Trách nhiệm giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh:
a) Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các phòng chuyên môn thuộc Ban Quản lý có trách nhiệm tiếp nhận, tham mưu Giám đốc xem xét, xử lý, giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của pháp luật.
b) Trường hợp vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý thì Phòng Tổng hợp có trách nhiệm hướng dẫn, chuyển đơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để xem xét, giải quyết; đồng thời thông báo kết quả chuyển đơn cho người gửi đơn biết.
c) Giám đốc Ban Quản lý chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Xây dựng và trước pháp luật về toàn bộ công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
3. Trách nhiệm phối hợp:
a) Trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có liên quan đến hoạt động của các phòng, bến, khu neo đậu; các phòng chuyên môn và Tổ bảo vệ có trách nhiệm phối hợp cung cấp hồ sơ, thông tin, tài liệu kịp thời, chính xác cho Phòng Tổng hợp để tổng hợp, tham mưu xử lý.
b) Khi có tình huống phức tạp liên quan đến an ninh, trật tự, an toàn cảng, bến; Phòng Tổng hợp phối hợp với chính quyền địa phương và các lực lượng chức năng có liên quan để bảo đảm an toàn, trật tự trong quá trình tiếp công dân.
4. Trách nhiệm cá nhân:
Người được phân công tiếp công dân, xử lý đơn mà không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định; có hành vi gây phiền hà, sách nhiễu hoặc cố tình làm sai lệch nội dung, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật; nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước.
Điều 5. Địa điểm và thời gian tiếp công dân
1. Địa điểm tiếp công dân:
a) Địa điểm tiếp công dân thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất của Ban Quản lý được bố trí tại Phòng Tiếp công dân thuộc trụ sở chính của đơn vị đặt tại thôn Đinh Tân, xã Đông Sơn, tỉnh Quảng Ngãi.
b) Tại phòng Tiếp công dân phải niêm yết công khai lịch tiếp công dân, nội quy tiếp công dân, trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của công dân khi đến nơi tiếp công dân theo Quy chế này.
c) Căn cứ tình hình thực tế, khi cần thiết Ban Quản lý có thể tổ chức buổi tiếp công dân lưu động tại các khu vực cảng, bến (như Cảng Sa Kỳ, Cảng Lý Sơn, Bến cập tàu An Bình, Cảng Bến Đình) để thuận tiện cho công dân, tổ chức phản ánh, kiến nghị về hoạt động khai thác, quản lý, sử dụng kết cấu hạ tầng cảng, bến. Việc tổ chức tiếp công dân lưu động phải được Giám đốc Ban Quản lý quyết định bằng văn bản và thông báo công khai trước ít nhất 03 ngày làm việc.
2. Thời gian tiếp công dân:
a) Tiếp công dân định kỳ: Giám đốc Ban Quản lý trực tiếp tiếp công dân 01 ngày trong tháng, được bố trí trong khoảng thời gian từ ngày 05 đến ngày 10 hằng tháng (nếu trùng vào ngày nghỉ, ngày lễ thì chuyển sang ngày làm việc tiếp theo).
b) Tiếp công dân đột xuất: thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Luật Tiếp công dân, trong các trường hợp:
- Có vụ việc phức tạp, đông người, kéo dài;
- Có nội dung cấp bách, liên quan trực tiếp đến an ninh, trật tự, an toàn tại cảng, bến;
- Khi có yêu cầu của Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc Sở Xây dựng, Thanh tra tỉnh hoặc cơ quan cấp trên.
c) Tiếp công dân thường xuyên: Phòng Tổng hợp được giao nhiệm vụ tổ chức tiếp công dân thường xuyên vào các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày nghỉ, ngày lễ, Tết theo quy định của pháp luật).
d) Thời gian làm việc:
- Buổi sáng: từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút;
- Buổi chiều: từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút.
Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Gây phiền hà, sách nhiễu hoặc cản trở người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.
2. Thiếu trách nhiệm trong việc tiếp công dân; làm mất hoặc làm sai lệch thông tin, tài liệu do người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cung cấp.
3. Phân biệt đối xử trong khi tiếp công dân.
4. Lợi dụng quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh để gây rối trật tự công cộng.
5. Xuyên tạc, vu khống, gây thiệt hại cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân.
6. Đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người tiếp công dân, người thi hành công vụ.
7. Kích động, cưỡng ép, dụ dỗ, lôi kéo, mua chuộc người khác tập trung đông người tại nơi tiếp công dân.
8. Treo khẩu hiệu, băng rôn, dán các loại giấy tờ sai quy định tại địa điểm Tiếp công dân.
9. Mang và sử dụng vũ khí, hung khí và chất gây cháy nổ.
10. Vi phạm các quy định khác trong nội quy, quy chế tiếp công dân.
Chương II
QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI ĐẾN KHIẾU NẠI,TỐ CÁO, KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH; TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI TIẾP CÔNG DÂN
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
1. Khi đến nơi tiếp công dân, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có các quyền sau đây:
a) Trình bày về nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;
b) Được hướng dẫn, giải thích về nội dung liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của mình;
c) Khiếu nại, tố cáo về hành vi vi phạm pháp luật của người tiếp công dân;
d) Nhận thông báo về việc tiếp nhận, kết quả xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;
đ) Trường hợp người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không sử dụng thông thạo tiếng việt thì có quyền sử dụng người phiên dịch;
e) Các quyền khác theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
2. Khi đến nơi tiếp công dân, người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có các nghĩa vụ sau đây:
a) Nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có);
b) Có thái độ đúng mực, tôn trọng đối với người tiếp công dân;
c) Trình bày trung thực sự việc, cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; ký hoặc điểm chỉ xác nhận những nội dung trình bày đã được người tiếp công dân ghi chép lại;
d) Nghiêm chỉnh chấp hành nội quy tiếp công dân và hướng dẫn của người tiếp công dân;
đ) Trường hợp nhiều người cùng khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một nội dung thì phải cử người đại diện để trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh;
e) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khiếu nại, tố cáo của mình.
Điều 8. Trách nhiệm của người tiếp công dân
1. Khi tiếp công dân, người tiếp công dân phải bảo đảm trang phục chỉnh tề, phải mang thẻ nhân viên theo đúng quy định.
2. Yêu cầu người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ hoặc xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có); có đơn hoặc trình bày rõ ràng nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc tiếp nhận, thụ lý vụ việc.
3. Có thái độ đúng mực, tôn trọng công dân, lắng nghe, tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung mà người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trình bày.
4. Giải thích, hướng dẫn cho người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, kết luận, quyết định giải quyết đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan có thẩm quyền; hướng dẫn người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đến đúng cơ quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết.
5. Trực tiếp xử lý hoặc phân loại, chuyển đơn, trình người có thẩm quyền xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; thông báo kết quả xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cho công dân.
6. Yêu cầu người vi phạm nội quy nơi tiếp công dân chấm dứt hành vi vi phạm; trong trường hợp cần thiết, lập biên bản về việc vi phạm và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 9. Những trường hợp được từ chối tiếp công dân
1. Người tiếp công dân được từ chối tiếp khi công dân vi phạm các quy định tại Điều 9 Luật Tiếp Công dân.
2. Khi từ chối tiếp công dân, người tiếp công dân phải giải thích rõ lý do bằng lời nói; nếu người dân yêu cầu, phải thông báo bằng văn bản theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01 tháng 10 năm 2021 của Thanh tra Chính phủ.
3. Người tiếp công dân phải báo cáo ngay với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền về trường hợp từ chối tiếp công dân để theo dõi, chỉ đạo, xử lý kịp thời, bảo đảm đúng quy định của pháp luật và giữ vững an ninh, trật tự tại nơi tiếp công dân.
Chương III
TỔ CHỨC TIẾP CÔNG DÂN, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ ĐƠN VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH
Điều 10. Đón tiếp công dân và xác định nhân thân của người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh
Khi công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân có trách nhiệm đón tiếp và thực hiện như sau:
1. Khi tiếp người khiếu nại, người tiếp công dân yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có).
2. Khi tiếp người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân yêu cầu người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân.
3. Trong quá trình tiếp người tố cáo, người tiếp công dân phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người tố cáo theo quy định của pháp luật về tố cáo.
Điều 11.Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
1. Khi công dân, tổ chức đến trình bày trực tiếp và không có đơn, người tiếp công dân hướng dẫn họ viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; trường hợp người dân không viết được thì người tiếp công dân ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị trình bày thêm, sau đó đọc lại cho người dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận.
2. Trường hợp người đến có đơn trình bày sẵn, nếu nội dung rõ ràng, xác định được tính chất vụ việc và thẩm quyền giải quyết, thì người tiếp công dân kiểm tra, tiếp nhận đơn hoặc hướng dẫn người dân gửi đến đúng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.
3. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.
4. Nếu công dân, tổ chức trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh, thì người tiếp công dân hướng dẫn tách riêng từng nội dung để thực hiện theo đúng quy định của từng luật chuyên ngành.
5. Việc tiếp nhận và ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh phải được ghi vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về tiếp công dân của Ban Quản lý.
Điều 12. Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
1. Căn cứ để phân loại, xử lý: việc phân loại, xử lý nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được thực hiện dựa trên bản ghi nội dung trình bày hoặc đơn do công dân, tổ chức gửi đến, theo đúng quy định tại Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 của Thanh tra Chính phủ về quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh.
2. Nguyên tắc xử lý đơn:
a) Việc phân loại, xử lý đơn phải chính xác, khách quan, đúng thẩm quyền, không để sót, chậm hoặc xử lý sai quy định.
b) Đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh phải được đóng dấu “ĐẾN” và ghi vào Sổ theo dõi hoặc phần mềm quản lý công tác tiếp công dân của Ban Quản lý.
c) Đơn gửi đến Ban Quản lý phải được Phòng Tổng hợp xem xét, tham mưu Giám đốc Ban Quản lý xử lý theo đúng trình tự pháp luật.
3. Các trường hợp cụ thể:
a) Trường hợp nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm hướng dẫn công dân, tổ chức gửi đơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền hoặc chuyển đơn đến nơi có thẩm quyền giải quyết, đồng thời thông báo kết quả chuyển đơn cho người gửi biết.
b) Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm tiếp nhận, rà soát, tham mưu Giám đốc chỉ đạo các phòng chuyên môn, nghiệp vụ có liên quan phối hợp xử lý, giải quyết theo quy định.
c) Trường hợp nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh liên quan đến nhiều lĩnh vực, hoặc liên quan đến hoạt động của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ, Phòng Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp, đề xuất Giám đốc phân công phòng chuyên môn, nghiệp vụ chủ trì phối hợp giải quyết.
d) Trường hợp đơn không rõ họ tên, địa chỉ người gửi, không có căn cứ xác minh, sao chụp, nặc danh hoặc đã được cơ quan có thẩm quyền giải quyết đúng pháp luật thì Phòng Tổng hợp tham mưu lưu đơn và báo cáo Giám đốc Ban Quản lý xem xét, quyết định hình thức xử lý phù hợp.
4. Tiếp nhận tài liệu, chứng cứ kèm theo: khi công dân, tổ chức cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân hoặc Phòng Tổng hợp phải lập giấy biên nhận theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2021/TT-TTCP; tài liệu được sao lưu và lưu trữ đúng quy định.
Điều 13. Trình tự tiếp công dân của Giám đốc Ban Quản lý
1. Phòng Tổng hợp tham mưu Giám đốc thực hiện việc tiếp công dân định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của pháp luật và lịch tiếp công dân của Ban Quản lý.
2. Trưởng phòng Tổng hợp chủ trì, phối hợp với Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, báo cáo tóm tắt nội dung vụ việc cho người chủ trì tiếp công dân trước khi buổi tiếp diễn ra; đồng thời phân công viên chức giúp việc gọi công dân theo thứ tự đăng ký, kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền (nếu có) và báo cáo Giám đốc về họ tên, địa chỉ, nội dung yêu cầu chủ yếu của công dân.
3. Công dân, tổ chức trình bày trực tiếp và cung cấp thông tin, tài liệu, chứng cứ (nếu có) để làm rõ thêm nội dung, yêu cầu của mình.
4. Giám đốc Ban Quản lý điều hành việc trao đổi, hỏi – đáp và đề nghị các phòng, cá nhân có liên quan tham gia giải trình, làm rõ các nội dung liên quan đến phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân, tổ chức.
5. Khi tiếp công dân, nếu vụ việc rõ ràng, cụ thể, có cơ sở và thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý thì người chủ trì tiếp công dân phải trả lời ngay cho công dân biết; nếu vụ việc phức tạp cần nghiên cứu, xem xét thì nói rõ thời hạn giải quyết và người cần liên hệ để biết kết quả giải quyết.
6. Kết thúc việc tiếp công dân, người chủ trì tiếp công dân ra thông báo kết luận việc tiếp công dân.
7. Việc tiếp công dân của Giám đốc Ban Quản lý phải được viên chức giúp việc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập vào phần mềm quản lý công tác tiếp công dân; hồ sơ buổi tiếp được lưu trữ tại Phòng Tổng hợp để phục vụ công tác theo dõi, báo cáo và kiểm tra theo quy định.
Điều 14. Trách nhiệm của Phòng Tổng hợp và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý trong công tác tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
1. Phòng Tổng hợp
a) Có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc thực hiện công tác tiếp công dân, tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của Ban Quản lý.
b) Bố trí, duy trì hoạt động của Phòng Tiếp công dân, chuẩn bị điều kiện vật chất, niêm yết công khai nội quy, lịch tiếp công dân; hướng dẫn công dân, tổ chức khi đến làm việc; ghi chép đầy đủ vào Sổ tiếp công dân và cập nhật cơ sở dữ liệu về công tác tiếp công dân.
c) Tham mưu Giám đốc Ban Quản lý tổ chức tiếp công dân định kỳ, đột xuất; phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ chuẩn bị nội dung, tài liệu, báo cáo phục vụ buổi tiếp công dân.
d) Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết đơn thư; tổng hợp, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình, kết quả công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định.
đ) Chủ trì, phối hợp với Tổ bảo vệ bảo đảm an ninh, trật tự tại nơi tiếp công dân; xử lý hoặc tham mưu xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.
2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý
a) Phối hợp với Phòng Tổng hợp trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác tiếp công dân; cử cán bộ có trách nhiệm tham dự buổi tiếp công dân khi có yêu cầu.
b) Khi được giao xử lý, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, phải thực hiện đúng thời hạn, trình tự, thủ tục và quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban Quản lý và trước pháp luật về kết quả tham mưu, đề xuất.
c) Báo cáo bằng văn bản kết quả xử lý, giải quyết vụ việc về Phòng Tổng hợp để tổng hợp, lưu trữ và theo dõi.
d) Cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, dữ liệu chuyên ngành có liên quan khi được yêu cầu nhằm phục vụ cho việc xem xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân, tổ chức.
Điều 15. Thông báo kết quả xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; Phòng Tổng hợp phối hợp với phòng chuyên môn, nghiệp vụ được giao xử lý đơn tham mưu Giám đốc trả lời trực tiếp hoặc thông báo bằng văn bản đến người đã khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về một trong các nội dung sau đây:
1. Khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã được thụ lý để giải quyết.
2. Việc xem xét khiếu nại, tố cáo để thụ lý cần kéo dài thời gian do cần xác minh thêm theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.
3. Từ chối thụ lý đối với khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ban Quản lý hoặc không đủ điều kiện thụ lý.
4. Nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã được chuyển đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 16. Chế độ báo cáo
Phòng Tổng hợp chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở Xây dựng.
Điều 17. Khen thưởng và kỷ luật
1. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và viên chức, lao động Ban Quản lý có thành tích trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được biểu dương, khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và viên chức, lao động Ban Quản lý vi phạm các quy định của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 18. Tổ chức thực hiện
1. Giám đốc, các Phó Giám đốc Ban, Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý có trách nhiệm tổ chức triển khai, quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế này trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh vấn đề mới, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và viên chức, lao động phản ánh kịp thời về Phòng Tổng hợp để tổng hợp, báo cáo Giám đốc Ban Quản lý xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế tại đơn vị./.
